Inviarsi messaggi su WhatsApp: soluzione comoda ma con grande limite

WhatsApp è diventato, per molti, un blocco note digitale. Tuttavia, questa pratica, seppur comoda, potrebbe danneggiare la nostra produttività a lungo termine.

WhatsApp come blocco note personale: un’abitudine diffusa

Da alcuni anni, si è iniziato a notare che molte persone avevano creato gruppi su WhatsApp con un solo partecipante, ovvero se stesse. Un metodo semplice per archiviare note, idee o promemoria, che ha preso piede soprattutto in Italia, dove WhatsApp è ormai una vera e propria “religione digitale”. Questo fenomeno è cresciuto a tal punto che, nel 2022, la piattaforma ha introdotto la funzione che consente di inviarsi messaggi direttamente, senza la necessità di creare gruppi fittizi.

Questa evoluzione ha portato a un maggiore utilizzo di WhatsApp come un vero e proprio gestore di attività personale. La praticità del sistema è innegabile: in un attimo possiamo salvare un’idea, un link importante o una foto del menu del ristorante. La frizione, ossia il tempo e l’impegno necessari per archiviare un’informazione, è ridotto al minimo, e l’accesso ai contenuti salvati è immediato.

Ma la convenienza non è sinonimo di produttività

Tuttavia, c’è una distinzione fondamentale da fare: convenienza non significa necessariamente produttività. Sebbene WhatsApp rappresenti una soluzione rapida per raccogliere appunti e idee, non è una vera e propria piattaforma di gestione delle attività. Molti utenti hanno iniziato a organizzare i propri messaggi in gruppi tematici, come “Idee”, “Acquisti” e “Lavoro”. Una sorta di architettura di gestione che, però, poggia su fondamenta fragili.

WhatsApp è indubbiamente uno strumento eccellente per la messaggistica, ma non è progettato per la gestione strutturata delle informazioni. È come usare dei post-it per organizzare un progetto complesso: si ha l’illusione di un sistema, ma in realtà manca una vera struttura.

L’illusione del controllo e la perdita di informazioni

Il principale limite di WhatsApp come sistema di gestione è la sua natura di flusso continuo. Le informazioni che vi transitano vengono accumulate e, con il passare del tempo, si perdono nel croll infinito dei messaggi. Non ci sono categorie chiare, né gerarchie di importanza, né indicatori che permettano di distinguere una “task completata” da una “task in sospeso”. Una nota urgente si mescola con una foto divertente o un meme, creando un caos informativo difficile da gestire.

Inoltre, non esistono funzionalità avanzate come checklist, date di scadenza o la possibilità di esportare facilmente i contenuti. Il risultato è che, sebbene WhatsApp offra una risposta rapida alle necessità di archiviazione, alla lunga il sistema risulta inefficace.

Il costo della comodità: una soluzione temporanea che diventa un limite

L’aspetto seducente di WhatsApp è che elimina la frizione del momento, permettendo di archiviare qualsiasi cosa in pochi secondi. Tuttavia, questo vantaggio immediato nasconde un rischio: la frizione, invece di essere ridotta, si moltiplica con il tempo. Quel messaggio che ti sei inviato un mese fa si perde facilmente tra messaggi irrilevanti, rendendo difficile recuperare l’informazione quando ne hai bisogno. Un’idea brillante, che sembrava importante all’epoca, diventa solo una riga di testo senza contesto in un mare di dati disordinati.

Usare WhatsApp come un blocco note occasionale ha un senso. Ma farne il fulcro del proprio sistema di gestione delle attività è un errore. Applicare la logica della messaggistica istantanea a problemi che richiedono una gestione strutturata è un’illusione. Nessun professionista affronta compiti complessi con strumenti inadeguati, come un chirurgo che operi con un martello.

Quando la comodità diventa una limitazione

A lungo andare, la comodità di WhatsApp si trasforma in una limitazione. Fino a un certo punto, la sua velocità e praticità possono sembrare efficaci. Tuttavia, con l’accumularsi delle informazioni, diventa sempre più difficile trovare, riorganizzare o strutturare i contenuti salvati. La produzione di contenuti veloci e l’illusione di un “sistema perfetto” rischiano di diventare una trappola, che limita la nostra capacità di gestire attività e progetti in modo efficiente.

In definitiva, mentre WhatsApp è uno strumento utile per gestire conversazioni e contenuti informali, affidarsi a questa piattaforma come sistema di gestione delle attività non è una scelta vincente nel lungo periodo. La convenienza iniziale, infatti, potrebbe trasformarsi in una complicazione che ostacola la vera produttività.